Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung schreitet vielerorts voran – doch nur selten wird sie so konsequent mit gesellschaftlicher Verantwortung verknüpft wie bei den Werthmann-Werkstätten des Caritasverbandes in Südwestfalen e.V.
Seit Oktober 2025 lässt das Sozialamt der Gemeinde Finnentrop seine Asylbewerberleistungs-, Sozialhilfe- und Wohngeldakten durch die Werthmann-Werkstätten digitalisieren. Das Projekt steht beispielhaft für eine moderne, effiziente Verwaltung und zugleich für gelebte Inklusion.
Verantwortet wird das Vorhaben bei der Gemeinde Finnentrop durch den Bereichsleiter Soziales und Schule, Dominik Trepels. Für ihn ist die Kooperation weit mehr als ein reines Digitalisierungsprojekt: „Auch in ihrer Erwerbstätigkeit eingeschränkte Menschen, die in Werkstätten arbeiten, gehören zu den leistungsberechtigten Kundinnen und Kunden unseres Sozialamts. Dieses Projekt ist daher ein gelungenes Beispiel für gelebte Teilhabe.“
Vom Aktenbestand zur digitalen Prozesskette
Die Ausgangslage ist typisch für viele Kommunalverwaltungen: Über Jahre hinweg gewachsene Papieraktenbestände, komplexe Ablagestrukturen und steigende Anforderungen an Verfügbarkeit, Transparenz und Rechtssicherheit. Gerade im Sozialbereich, in dem sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden, stoßen analoge Systeme zunehmend an ihre Grenzen.
Mit der Entscheidung zur Digitalisierung verfolgt die Gemeinde Finnentrop mehrere Ziele gleichzeitig. Neben der Reduzierung von Papierbeständen und Archivflächen geht es vor allem um schnellere Zugriffsmöglichkeiten, effizientere Bearbeitungsprozesse sowie eine nachhaltige und zukunftsfähige Verwaltungsstruktur.
Im Zentrum steht dabei die Zusammenarbeit mit der Abteilung „Digital Plus“ der Werthmann-Werkstätten. Diese übernimmt die strukturierte Erfassung, Digitalisierung und Archivierung der Aktenbestände. Die Prozesse erfolgen unter strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben und gewährleisten eine revisionssichere Dokumentation.
Ein zusätzlicher Mehrwert ergibt sich aus der Möglichkeit der fachgerechten und datenschutzkonformen Vernichtung der Originaldokumente. Dadurch wird nicht nur Platz geschaffen, sondern auch das Risiko unkontrollierter Datenzugriffe minimiert.
Erfahrener Partner mit kommunaler Expertise
Die Entscheidung für die Werthmann-Werkstätten fiel nicht zuletzt aufgrund ihrer nachgewiesenen Expertise im kommunalen Umfeld. So hat die Einrichtung bereits erfolgreich Digitalisierungsprojekte für die Kreisverwaltung Olpe, Gemeinde Wenden oder Gemeinde Kirchhundem umgesetzt.
Diese Referenzen unterstreichen die Fähigkeit, auch umfangreiche und komplexe Aktenbestände strukturiert und effizient zu digitalisieren. Gleichzeitig profitieren die Auftraggeber von standardisierten Prozessen, hoher Qualitätssicherung und einer engen Abstimmung während der Projektumsetzung.
Für die Gemeinde Finnentrop bedeutet dies ein hohes Maß an Planungssicherheit. „Die Zusammenarbeit ist geprägt von Professionalität, Verlässlichkeit und Flexibilität“, heißt es aus der Verwaltung. Gerade bei sensiblen Daten sei dies ein entscheidender Faktor.
Digitalisierung trifft Inklusion
Ein zentrales Alleinstellungsmerkmal des Projekts liegt in seiner sozialen Dimension. Die Abteilung „Digital Plus“ bietet Menschen mit psychischen Erkrankungen und hoher kognitiver Leistungsfähigkeit ein geschütztes Arbeitsumfeld, in dem sie anspruchsvolle Tätigkeiten im Bereich der Digitalisierung ausführen können.
Für viele Beschäftigte stellt diese Tätigkeit eine wichtige Brücke dar – sei es zur Stabilisierung ihrer Erwerbsfähigkeit oder als Schritt in Richtung erster Arbeitsmarkt. Durch gezielte Qualifizierung und praktische Erfahrung werden vorhandene Kompetenzen ausgebaut und neue Perspektiven eröffnet.
Damit wird das Projekt zu einem konkreten Beispiel dafür, wie öffentliche Auftragsvergabe zur Förderung von Teilhabe beitragen kann. Die Gemeinde Finnentrop nutzt bewusst die Möglichkeit, wirtschaftliche Effizienz mit sozialem Mehrwert zu verbinden.
Integration in bestehende IT-Strukturen
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Digitalisierung liegt in der nahtlosen Integration in bestehende IT-Systeme. Die Gemeinde Finnentrop arbeitet bereits mit der Dokumentenmanagement-Software enaio, die eine zentrale Plattform für die digitale Aktenführung bildet.
Gemeinsam mit dem kommunalen IT-Dienstleister Südwestfalen-IT wird dieses System aktuell schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt und weiterentwickelt. Ziel ist eine durchgängige digitale Prozesskette – von der Erfassung über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung.
Die durch die Werthmann-Werkstätten digitalisierten Akten werden direkt in das System überführt und können dort medienbruchfrei weiterbearbeitet werden. Dies ermöglicht nicht nur effizientere Arbeitsabläufe, sondern auch eine standortunabhängige Verfügbarkeit der Informationen. Bearbeitungszeiten können so verkürzt, interne Abstimmungsprozesse vereinfacht und Serviceleistungen für Bürgerinnen und Bürger verbessert werden.
Nachhaltigkeit und Zukunftsperspektiven
Neben Effizienzgewinnen spielt auch der Aspekt der Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle. Die Reduzierung von Papierverbrauch, Druckkosten und Lagerflächen trägt zu einer ressourcenschonenden Verwaltungsführung bei. Gleichzeitig wird die Grundlage für eine langfristig digitale Arbeitsweise geschaffen.
Die Gemeinde Finnentrop verfolgt dabei eine klare Strategie: Schritt für Schritt sollen weitere Bereiche in die digitale Aktenführung überführt werden. Perspektivisch ist vorgesehen, neue Dokumente ausschließlich digital zu erfassen und zu verwalten.
Die Kooperation mit den Werthmann-Werkstätten kann hierbei als Blaupause für zukünftige Projekte dienen. Sie zeigt, wie sich Digitalisierungsvorhaben nicht nur technisch, sondern auch gesellschaftlich nachhaltig gestalten lassen.
Die Einbindung von Werkstätten für Menschen mit Behinderung in anspruchsvolle Dienstleistungsprozesse eröffnet neue Perspektiven für eine inklusive Arbeitswelt.
Das aktuelle Projekt zeigt, wie gesellschaftliche Verantwortung aktiv in Verwaltungsprozesse integriert werden kann. Die Kooperation mit den Werthmann-Werkstätten verbindet Effizienz, Qualität und Inklusion zu einem überzeugenden Gesamtkonzept. Oder, wie es Bereichsleiter Dominik Trepels formuliert: ein gelungenes Beispiel dafür, wie Teilhabe konkret umgesetzt werden kann.
